Desde o ano passado, mudanças estão sendo incorporadas à sociedade devido ao distanciamento social causado pela pandemia. Atualmente, o home office é uma das mudanças mais impactantes para empresas do mundo todo e requer diversas adaptações por parte dos funcionários e das empresas. Gestão, comunicação, conexão com a internet são itens a serem mapeados no home office.
Contudo, apesar das mudanças terem começado há quase um ano, muitas empresas ainda estão em processo de adaptação. Nesse sentido, a Uzii separou algumas dicas de como manter a produtividade e qualidade de vida da sua equipe no home office!
1. Forneça equipamento e mobiliário para a sua equipe
Assim como o mercado foi pego de surpresa, os funcionários também foram, ou seja, muitos não tiveram como planejar um espaço adequado para o home office e trabalham em mesas e cadeiras improvisadas, tornando o trabalho cansativo e improdutivo.
Desta forma, as empresas podem auxiliar seus funcionários através do fornecimento de mobiliário e equipamento adequado como:
- Cadeira de escritório;
- Mesa de trabalho;
- Computador;
- Headset para reuniões;
Essas são as demandas mais comuns, porém o material necessário está diretamente relacionado à área de atuação do funcionário e da empresa, sendo preciso uma avaliação individual.
2. Centralize as ferramentas organizacionais
Além disso, para que o home office flua, é preciso uma comunicação constante e eficiente entre os membros da equipe, e as ferramentas organizacionais desempenham um papel fundamental nesse quesito.
Primordialmente, são necessários 3 tipos de ferramentas:
- Aplicativo para videochamadas;
- Aplicativo para chat de equipe;
- Software de gerenciamento de projetos;
Os aplicativos de bate-papo, como o Slack, Meet e Teams, são necessários para que o funcionário possa tirar dúvidas, conversar sobre as demandas e manter um contato direto com o restante da equipe. Já os aplicativos de videochamadas, como o Zoom, são voltados para reuniões, sejam elas de brainstorming, acompanhamento, informativas ou de avaliação.
Por último, há os softwares de gerenciamento de projeto. Sua função é fazer com que a equipe consiga organizar e entender as demandas enquanto mantêm uma visão geral do projeto. Exemplos desse tipo de software são o Trello, Monday e Pipefy.
3. Armazene documentos importantes na nuvem
Em seguida; escolha uma ferramenta de armazenamento na nuvem e centralize todos os documentos e diretrizes relevantes em um só local, prevenindo, dessa forma, o estresse e o desperdício de tempo que a equipe teria ao procurar por essas informações.
Além disso, o armazenamento na nuvem pode ser uma forma de se precaver à perda de documentos relevantes devido ao mau funcionamento de algum equipamento, como por exemplo um computador. Ou seja, se algo der errado, sua equipe terá um backup e não precisará começar do zero!
Sugestões de armazenamento na nuvem:
4. Mantenha a boa comunicação via internet no home office
Primeiramente; cada empresa tem necessidades diferentes e, por isso, não existe uma receita pronta e perfeita para todos. Mantenha um canal de comunicação aberto para feedbacks e sugestões.
Reserve sua agenda para reuniões de status e 1:1 frequentes com sua equipe, esteja sempre atento às necessidades, desconfortos e à saúde mental.
Além disso, monitore sempre se sua equipe está sofrendo com sobrecarga de trabalho para evitar o burnout, inclusive evitando contatá-los fora do expediente.
5. Forneça uma internet de qualidade para home office
Atualmente a internet é um ponto chave para o home office. É através dela que as equipes se comunicam, que as demandas são distribuídas, que as pesquisas são feitas, etc.
A maioria das pessoas possui internet em casa, mas nem sempre a conexão é estável, veloz e segura o suficiente, comprometendo a produtividade do colaborador e até a segurança das informações.
Além disso, muitas vezes o wi-fi é compartilhado com outros membros da família, comprometendo, desta forma, a velocidade de download e upload e interferindo diretamente na qualidade de streaming, videochamadas e compartilhamento de documentos pesados.
Logo, o fornecimento de uma internet rápida, confiável e dedicada ao trabalho se torna necessária, uma vez que a internet é vital para o bom desempenho no home office!
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